Whistleblowerstelle

Das COMPLIANCEBERATER.TEAM bietet als externe Whistleblowing-stelle die Einrichtung eines sogenannten Ombudsmannes, auch in Ihrem Unternehmen an. Der Vorteil an dem von uns angebotenen System, ist die doppelte Besetzung mit Berufsträgern, die Ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Berufsver-schwiegenheit unterliegen.

Nachfolgend soll daher zunächst darauf eingegangen werden, was wir Ihrem Unternehmen, speziell bezogen auf die Einrichtung eines Ombudsmannes an Leistungen anbieten können und welche Vorteile einerseits für den Whistleblower und welche andererseits für das Unternehmen mit einer derartigen Implementierung verbunden sind.

Vorab gibt das COMPLIANCEBERATER.TEAM zunächst einmal eine Anonymitäts- sowie Vertrauensgarantie gegenüber jedem potenziellen Whistleblower ab. Das heißt, der Whistleblower wird gegenüber dem Unternehmen, in welchem diesem die Missstände zur Kenntnis gelangt sind, zu 100% geschützt. Es stellt sich daher die Frage, wie wir einen solchen Schutz der Identität des Whistleblowers gewährleisten können?

Dies resultiert aus der Tatsache, dass unser Team lediglich aus in der Bundesrepublik Deutschland zugelassenen Rechtsanwälten besteht. Nachdem Berufsrecht der Rechtsanwälte, sind diese zum einen gemäß § 43a Abs. 2 BRAO und darüber hinaus über § 2 BORA zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies gilt insbesondere auch für den Fall, dass ein Mandat beendet wird, was regelmäßig mit der Beseitigung der zur Kenntnis des Whistleblowers gelangten Missstände der Fall sein wird. Somit ist auch nach diesem Zeitpunkt die Verschwiegenheit des Rechtsanwaltes nachhaltig gewährleistet.

Übersicht über unsere Whistleblowing Kanäle

Kontaktaufnahme per Hotline

+49 (0) 6241 – 49 66 606

Diese Whistleblowing-Hotline ist derzeit (im Probebetrieb) werktags von 09.00 Uhr bis 18.00 Uhr für potenzielle Whistleblower zu erreichen und mit dem für das Whistleblowing zuständigen Teammitglied besetzt. In einer zweiten Ausbaustufe, wird diese Hotline potenziellen Whistleblowern kostenlos – in Form einer 0800 Nummer - zur Verfügung gestellt. In einer dritten Ausbaustufe wird die Whistleblowing-Hotline rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Sofern Sie als Unternehmen bereits jetzt eine dauerhafte Bereitstellung wünschen, sprechen Sie uns, unter der unten angegebenen Kontaktadresse an.

Kontaktaufnahme per Email

Es mag in dem Zusammenhang mit den von uns angebotenen Whistleblowingkanälen zutreffend sein, dass sowohl die E-Mail, als auch das Datentransfersystem grundsätzliche Probleme in Bezug auf die Wahrung der Anonymität des Whistleblowers bietet. Dies beruht auf der Tatsache, dass diese Kommunikationsmittel in der Regel mit der Speicherung der sogenannten IP-Adresse des Nutzers verbunden sind.

Trotz dieser „Schwäche“ der E-Mail oder des Datentransfersystems als Whistleblowingkanal, ist es dem COMPLIANCEBERATER.TEAM möglich eine Anonymitäts- sowie Vertrauensga- rantie gegenüber dem Whistleblower abzugeben.

Dies ist nicht zuletzt der Tatsache geschuldet, dass die Anonymisierung des Whistleblowers bei uns gerade nicht am Anfang eines Whistleblowings steht, nämlich bei der Übermittlung der zur Kenntnis des Whistleblowers gelangten Informationen an das COMPLIANCEBERA-TER.TEAM.

Kontaktaufnahme per Datentransfer

Häufig wird ein Whistleblower für die Informatinonen die er zur Verfügung stellen möchte auch über Dokumente verfügen, mit denen er sein Wissen belegen kann. Soweit diese Dokumente der Whistleblowerstelle zur Verfügung gestellt werden sollen, steht hierzu ein geschützer Da- tenraum zur Verfügung. Über den nachfolgenden Button erlangt der Whistleblower ein sogennantes Ticket, in das er eine Email-Adresse einträgt, über die er verfügen kann. Mit der Absendung des Tickets erhält er auf diese Adresse einen Link. Sobald er diesen Link bestätigt öffnet sich ein Datenraum. In diesen kann der Whistleblower Dokumente als Dateien einfügen, unabhängig von der Größe oder dem Dateiformat. Mit der Bestätigung der Versendung werden sämtliche Dokumente verschlüsselt und liegen in Deutschland auf einem Server. Nur das für Whistleblowing zuständige Team-Mitglied erhält eine Nachricht von diesem System ebenfalls per Email und kann den Datenraum öffenen und die Daten auf seine EDV herunter laden. Erst bei diesem Vorgang erfolgt die Entschlüsselung, so dass auch innerhalb des Datenraum die Dokumente verschlüsselt bleiben und nur dem Team-Mitglied zugänglich sind.

Whistleblower Dokumente

Kontaktaufnahme per Post

Selbstverständlich steht der Zugang zu den Team-Mitgliedern, die als Ansprechpartner für Whistleblower zur Verfügung stehen auch im Wege der postalischen Kontaktaufnahme zur Verfügung. Hierbei wird gebeten, dass der Brief auf der Seite des Adressfeldes gut sichtbar mit einem "W" gekennzeichnet wird.

W

Für die Mitarbeiter der Team-Mitglieder wird so kenntlich gemacht, dass der Brief ungeöffnet dem jeweiligen Team-Mitglied vorzulegen ist. Die Adressen der Team-Mitglieder RA Jörg Manthe und RA Kai Schnabel entnehmen Sie bitte den Kontaktseiten.